Ich ertappe mich immer öfter, das ich Aufgaben erst kurz vor Abgabetermin erledige oder in seltenen Fällen den Termin nicht einhalten kann. Ich bin eigentlich ein Mensch, der seine Arbeit immer pünktlich (fast überpünktlich) fertigstellt, da ich die Hektik am Ende einer Aufgabe gar nicht mag. Woran liegt das?

Die heutige Arbeitswelt stellt hohe Ansprüche an mich. Ich muss flexibel sein, mich stetig verbessern, parallel an mehreren Projekten arbeiten und immer schneller auf Veränderungen reagieren können. Hinzu kommt, dass sich Prioritäten laufend ändern. Dies ist sehr anstrengend und verlangt grosse Anstrengungen.

Neben dem geschäftlichen Bereich, müssen auch Aufgaben im privaten Umfeld (Familie und sonstige Engagements) erledigt werden.

Ich bekomme Aufgaben auf sehr verschiedenen Wegen:

  • Emails
  • Instant Messenger (Skype, Jabber)
  • JIRA und andere Aufgabenmanagement-Plattformen
  • Als Resultat von Diskussionen
  • Auf Zuruf („Könntest Du nicht noch schnell … ?“)
  • Kundenaufträge
  • Kalendereinträge
  • Wiederkehrende Aufgaben

Viele Anbieter versuchen für diese Problemstellungen eine Lösung anzubieten.

Auf der einen Seite sind dies die Anbieter neuer Methoden. Diese werden entweder in Form von Seminaren oder Büchern verbreitet.

Auf der anderen Seite gibt es eine große Anzahl von Softwareherstellern, die Lösungen in diesem Bereich anbieten Diese versuchen, die wachsende Anzahl von Aufgaben durch einfache Funktionen (z.B. Wunderlist) oder mit umfassenden Anwendungen (z.B. Atlassian JIRA) in den Griff zu bekommen. Einige Lösungen versuchen den Benutzer durch die Integration von Methoden wie Scrum oder Kanban zu unterstützen, andere überlassen die Etablierung der Prozesse komplett dem Benutzer.

Funktionieren diese Ansätze für mich?

Ja und Nein. Die perfekte Methode oder das perfekte Werkzeug habe ich noch nicht gefunden. Dies liegt vor allen daran, dass

  • die Prozesse oder Software-Lösungen zu umständlich waren
  • die Lösungen entweder nur im privaten oder nur im geschäftlichen Umfeld funktioniert haben.

Für mich hat ein effektives und effizientes Aufgabenmanagements vor allem ein Ziel: Ich möchte sicherstellen, dass ich meine Aufträge zum richtigen Zeitpunkt abschliessen kann. Somit unterstütze ich meine Kunden, Lieferanten und mein Team in der Erfüllung ihrer Aufgaben. Das bedeutet, dass ich meine Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge bringen muss. Dies ist nur möglich, wenn ich alle Aufgaben sehen kann und diese bei der Planung berücksichtige.

Ich ermittle für jede Aufgabe die folgenden Daten:

  • Wann muss die Aufgabe abgeschlossen sein?
  • Was muss ich erfüllen, damit das Ergebnis brauchbar ist?
  • Wie lange brauche ich für die Erfüllung der Aufgabe?
  • Was für Hilfsmittel brauche ich?
  • Welche anderen Personen müssen mich unterstützen

Warum nicht?

Ich habe heute keine konsolidierte Sicht meiner Aufgaben. Heue wird Aufgabenmanagement wird (fast) immer aus dem Blickwinkel der Organisation gesehen, welche die Aufträge verteilt. In dieser Organisation gibt es Personen (wie zum Beispiel Projektleiter oder Vorgesetzte), die Aufgaben erstellen und verteilen. Andere bekommen diese Aufgaben zugeteilt und müssen diese bearbeiten. Die Aufgabenverwaltung erfolgt dabei immer mit den in der Organisation etablierten Werkzeugen.

Für mich als Mitarbeiter bedeutet dies:

  • Ich muss mich mit einer Vielzahl von Prozessen und Werkzeugen beschäftigen, da ich im mehreren (Kunden-)Projekten arbeite.
  • Die Konsolidierung und die Prüfung der Machbarkeit ist in meiner Verantwortung. Diese erfolgt manuell, ist aufwändig und fehleranfällig.
  • Werden Aufgaben verändert, muss die Konsolidierung erneut durchgeführt werden.
  • Dies führt dazu, dass ich nicht mehr effizient arbeiten kann, da ich mich mit der Administration der Aufgaben beschäftigen muss. Diese könnte für die Bearbeitung der zugewiesenen Aufgaben verwenden.

Dies wird sich in Zukunft noch verschärfen, wenn sich das Arbeiten in geografisch verteilten Teams und Teilzeitmodelle durchsetzen werden.

Ein anderer Ansatz ist gefragt

Ich schlage vor, dass wir das Thema aus einem diametral anderen Blickwinkel betrachten. Der Mensch mit all seinen verschiedenen Rollen soll im Mittelpunkt stehen.

 

Das bedeutet: Ich habe ein zentrales Werkzeug, dass all meine Aufgaben darstellt und bekomme eine konsolidierte Sicht auf meine Arbeit. Dieses Werkzeug

  • kommuniziert mit all den anderen Systemen.
  • hilft mir meine Aufgaben in eine zeitliche Reihenfolge zu bringen.
  • ist einfach zu bedienen und unterstützt verschiedene Prozesse.
  • ist so konzipiert und implementiert, dass es sicher mit all meinen Daten umgeht.
  • kann überall verwendet werden.

 

Für mich stellen sich folgende Fragen:

  • Ist dieser Ansatz mit den heute verfügbaren Mitteln einfach realisierbar?
  • Welche Einschränkungen gibt es bei der Verwendung eines solchen Werkzeugs?
  • Was sind die Chancen und Gefahren?